簡単に自己紹介
◆名前
りこ
◆生年月日
1984年6月30日
◆出身
関東（埼玉、東京、横浜で計20年弱住んでました）
◆居住地
神奈川県
◆略歴
・高校で国際科に入学。翻訳家を目指して英語を学ぶ
・ロボットに興味を持ち、文系の高校に通いながらも理転。大学は機械工学科に進学
・ロボット好きだけどハードじゃなくてソフトに興味があったことに気づき大学院では情報専攻へ
・就職は車のソフトウェア開発
就職した会社で先輩方が残してくれたVBAの便利ツールを使わせていただいていたので、そこでVBAのありがたみを知る
肩書：個人事業主の事務サポーター
もともと事務作業が好きということと、エクセルVBAでの事務業務効率化が大好きということで事務作業のお手伝いを生業にしたいと思っています。(エクセルVBAとは？という説明は記事の下の方に記載しています）
なぜ個人事業主が対象なのか？
個人事業主って自分１人で全部やらなきゃいけないから、事務作業が苦手でも自分でやっちゃう人が多いと思うんです。
エクセル全然使ったことない人が作業をすると、便利な機能を使わない分だけ大幅に時間がかかります。はっきり言って時間がもったいない！
事務作業を外注化して自分の仕事に打ち込めたら、好きな仕事だけできるので楽しいし、時間効率いいし、いいことずくめなんですよね。
そういう人の助けになりたいという思いで、個人事業主を対象にサポートをしたいと考えました。
あと、自分の好きなことを仕事にしてる人のお話って聞いてて楽しいんですよね。
一緒にワクワクする夢を見させてもらえるって言うのも、モチベーションになります。
なぜ事務を代行しようと思ったのか
一番やりたい仕事
もともとやりたい仕事は
「エクセルVBAでの作業自動化ツールの作成」
なんです。実際にそれを仕事にしています。
お客様から
「こういう作業が多発するので何度も同じ単調作業をするのが大変！なんとかなりませんか？」
っていうご依頼を受けて、ボタン１つ押せばあっという間に面倒な単調作業が終わるツールを作成して納品しています。
事務代行にした理由
”VBAの知名度が低い”
というのが一番の理由です。
説明しないと便利さが伝わらないし、言葉で説明しても正直わかりずらいんですよね。。。実際に動いているところを見てもらえればどれだけ便利かわかってもらえると思うんですけれど。
VBAの説明が難しいなら、事務作業の自動化ツールを提供するのではなく、事務作業そのものを請け負って仕事しながら自動化ツールを作っていけばいいんじゃないかという結論に行きつきました。
事務作業を代行
→作業しながら効率化、自動化できるポイントを探る
→自動化ツールを作成
→仕事の時間単価が上がる
→自動化ツールが完成したら依頼主に見せてプレゼン
→そのまま事務代行を続けてもいいし、自動化ツールがあれば依頼主自身で作業できるようであればツールを販売
こういう流れを作ることで、VBAでの自動化ツールを作れるという自分の好きな仕事もできると考えました。
事務代行にするメリット
お客様から
「どういうことがしたいか」
とか
「どういうことで困っているか」
とかをヒアリングして開発に取り掛かるのですが、正直ヒアリングしきれてない部分もあるかと思います。お客様自身が自動化できるとは思ってない部分もありますので。
その点、自分がその作業をしていれば、自動化できる部分がハッキリ見えてくるのでヒアリングして作ったものよりも痒い所に手が届く仕様になると確信してます。
VBAって万能なんです！なんでも自動化できるんです！（というのはさすがに言いすぎですが…苦笑）
でも実際、「こんなことも可能なんですね！」ってお客様によく言われます。お客様目線だと、ここまでは無理かなぁと自己判断して伝えてくれない仕様とかもあると思うので、作業の内容を私が全部把握したうえで開発したほうが良い物ができあがるんですよね。
エクセルVBAとは&今までの実績
エクセルVBAとは？
仕事をしていると、エクセルで顧客情報を管理したり、売上を集計したり、在庫管理したりなど、エクセル使う機会が多いと思います。
そんなときに、この単調な作業が何度も発生するから面倒だな〜って思った事はないですか？
エクセルVBAを使うと、単純作業の繰り返しを、ボタン一つで終わらせることができます。ボタンを押すだけで、面倒な作業を自動化できるわけですね。
導入するメリットとしては
１．作業時間の短縮
２．作業ミスの削減
などが挙げられます。
実際にどういうことができるかを、私の仕事実績と併せてご紹介していきます。
私の実績
主にココナラというサイトで自動化ツールを受託作成しています。
お客様から「こんなものを作ってほしい」という依頼を受けて、作成→納品というお仕事の仕方です。
受けた依頼からヒントを得て、ブログの記事にも載せてます。（メールの自動作成など）
たいていお客様の会社とかのデータが載っているので、そのまま公開できないので加工するのにひと手間かかってなかなか公開できないのがつらいところ。。。
どんな自動化ツールが作れるの？っていうところをご紹介していきます。
【シフトの作成】
この曜日なら入れるというみんなの希望を書いた一覧表をもとに、ボタン一つでシフトを作成。
派遣で働いていた職場での私の業務の1つでした。
毎月発生するお仕事で、たぶん手作業だと３０分ぐらい。時間はそんなにかからないけれども、まぁ皆のシフト注文が多くて面倒でした。
派遣契約終了時に使い方を引き継いで、職場に残していきました。めっちゃ感謝されて嬉しかったお仕事の１つ。
【請求書の作成】
売掛表の一覧から、今月の売掛代金がある会社の分だけ請求書を作成。
また封筒に貼るための宛名書きも作成。住所や会社名などをシールに合うサイズに収まるように転記してそのまま印刷したら封筒に貼れるように加工。
手作業でやろうとすると
・売掛表から請求書を発行する会社を探す
・会社名と金額、請求内容をひとつずつ請求書のひな型にコピー＆ペーストする
・封筒に貼るシール用のひな型にも会社名、住所等々をひとつずつコピー＆ペースト
・印刷
という流れに。
これらの作業がボタン１つで終わるツールを作成しました。
下記のブログは、それの仕事を元に請求書の自動作成のコードを紹介したものです。
【メールの自動送信】
社員それぞれに各自の今月の売上実績をメールで送信。
各社員の名前、実績、メールアドレスを書いた一覧表を作っておけば、本文のひな型に各自の名前と実績を差し込み、送信メールアドレスを設定して送信する。
手作業でやる場合、
・本文の名前や売上実績、メールアドレスなどを１つずつコピー＆ペースト
・送信
という流れに。
手作業のデメリットとしては
・社員が100人いたら相当時間がかかる
・ミスが発生しうるというリスクがある。（アドレスを間違えて別の人にメールを送ってしまう、など）
VBAで自動化をすればこれらの問題が解消できます。
メールの自動作成は需要があるようで、下記のブログはかなり見てもらえてます。業務効率化のお役に立てているのかなと思うと嬉しい限りです。
【入金管理ツール】
請求金額の帳簿と銀行の入金データを突き合わせて入金がされているか、入金額に間違いはないかを確認しやすくするツール。
手作業でチェックする場合、
・入金データは半角カタカナの会社名で判別に神経を使う
・単純に時間がかかる
という問題があります。
こちらのお仕事は作成した物を下記の記事で公開しています。
【複雑な関数を作成】
アンケートの集計をしたいということで、大枠はお客様の方で作成済みの状態でのご依頼でした。
集計の仕方が特殊だったため、エクセルの関数だけでは対応できないということで複雑な条件の関数をVBAにて作成するようにしました。
お客様にVBA導入でどういうメリットがあったかお伺いしたら、時間短縮よりも手作業によるミスが入り込む余地が無くなるのが良かったとのお返事をいただきました。
手作業でもできなくはない作業なのですが、
何行目までが１つのグループだから集計範囲はこれで～、だから関数はこうなって～
とかやるのが、神経が磨り減るんだそうです。
ちょっとこちらは特殊なご依頼だったので＆汎用性の無いコードなので公開はしないですが、確かに手作業でやりたい感じの量ではなかったです。
時間にすると30分ぐらいでできるそうなのですが、そのあとに間違ってないかのチェック作業とかも必要になりますもんね。
まとめ
今回は自己紹介も含めた私の仕事についての紹介でした。
「事務作業が手一杯で本業に集中できない！」というお悩みのある方、その仕事、本当にあなたがやるべきことですか？
人に任せたりコンピューターに任せたほうが最終的にプラスになって返ってきますよ！
お客様：本業に集中できるようになる。時短できて人件費が削減できる
私：業務効率化の仕事ができて楽しい
という感じでWINWINな関係を持てたら幸いです(*^_^*)
ご興味のある方、メッセージお待ちしております。
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